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星级旅舍集会任事步调

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星级旅舍集会任事步调

  

星级旅舍集会任事步调

  

星级旅舍集会任事步调

  星级酒店会议服务程序 1、我们倡导商务会议的全新概念,积极为合作客户提 供最高效、优质、周到的服务,可以根据客户需求,灵活 安排会议规模、费用,提供活动整体策划方案,以便为客 户提供不同规模、档次的商务会议服务设施。 2、我们还提供会议举办地的交通、气候、商务环境等 一系列资询信息供客户选择,为客户提供商务会议期间全 部的会务用品及会议现场布臵,为客户提供相应的媒体支 持。 3、会议期间,会根据客户的需求,在会议举办地进行 媒体宣传,灵活操作,使商务会议期间的娱乐休闲活动具 有鲜明特色。 4、我们将根据会议的具体情况,确定是否将会议划分 为几个分会场,选择分会场地点,并提前为您预约。 5、 我们将为您提当地大酒店 3-7 优惠价格的预定服务, 并完全考虑您的要求,为您推荐适合您需要的酒店以及楼 层。 6、我们拥有雄厚的办会实力、丰富的办会经验及训练 有素的专业会务人员,与各星级酒店都有协议关系,可按 客户的不同要求提供规范、经济的会议策划及筹办工作。 7、无论在当地哪里举办会议,我们都会有专业人员 24 小时为您服务,包括从开始的预定酒店到最后订票送站, 我们会根据您的要求精心策划、落实、负责到底。 8、我们将为您的会议提供宣传册等印刷品、纪念品的 设计、生产一条龙服务,我们将根据会议的具体需求设计 印刷品或纪念品的样式、内容、选择图案等,为您的印刷 品或纪念品指定专门的厂家印刷以及生产,并将根据您的 需求,提前把印刷品或纪念品送到会场或指定位臵。 一:会前服务 1、与会议主办方洽谈会议初步方案。 2、我公司为会议主办方提供会议报价和会前准备事项; (1) 前往召开会议城市所需要的飞机票价、火车车票的 交通信息。 (2) 会议住宿酒店客房价格、会议场所信息。 (3) 机场、火车站接站安排。 (4) 酒店欢迎横幅、指引牌、签到台、水牌安排方案。 (5)设备:会议设备、办公设备、视频设备及多媒体、音 频设备、灯光设备。 (7)翻译:各类外语语种的口译、笔译服务。 (8)礼宾接待、招待酒会、会间茶歇、摄影录象、及 VCD 的制作等 (9)会议流程方案。 (10)会后旅游行程安排。 3、与主办方确定方案,签订合同,预付定金。 4、会议代表、嘉宾胸牌、代表证的制作,会议手册和 参会人员通讯录的制作、请柬、胸卡、餐券的印制。 5、会议展板、展架、横幅的制作。 6、会议各种用品的运输、托运工作。 二:会中服务 1:会务组:会务组工作人员的工作安排和分工要求。 2:机场接站:专人负责机场,车站的接站服务。 3:酒店接待:会议室欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指 示牌等的摆放。 4:酒店签到:客人签到,发放房间钥匙、会议材料、 饭卡、胸牌、礼品、登记返程机票、火车票、会后旅游登 记、收取会议费等。 5:会议住宿:客人入住房间后的确认,询问是否有特 殊要求。 6:会议场所:检查会议室条幅、灯光、音响、投影仪、 展板、茶饮等。 7:会前准备:准备好会议所需要的会议资料,会议用 品。 8:会议餐饮:用餐时间、用餐标准及特殊客人(回民) 的确认 9:会议娱乐:娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的 确认。 10:会议留影:会议代表合影留念及摄像服务。 三:会后旅游: 旅游行程、住宿、用车、用餐、导游、保险的服务。 四:会后服务 1:结帐:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明, 专人与客户进行核对并结帐 2:资料:会议后的资料收集,根据客户要求制作会议 通讯录、花名册和会议摄像资料的制作。 会议接待程序 1 (一)会前 1、与会议主办方洽谈 2、提供会议所需要的住宿酒店、会议场所、交通 等信息。并制定完备的会议预案书给会议方 3、 派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、 住、 会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。 4、确定方案,签订合同,预付定金。 (二)会中 1、会议接待:提前在酒店、会议室摆放好欢迎调 幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。 2、会前准备:准备好会议所需要的会议资料,会 议用品,会议演讲稿等会议相关物品。 3、会议场所:专人到会议室检查会议室条幅、灯 光、音响、茶饮等。 4、会议住宿:房间楼层及房间号确认,询问是否 有特殊要求。 5、 会议餐饮: 用餐时间、 用餐标准及特殊客人 (回 民)的确认。 6、会议旅游:旅游线路行程、用车、导游是否增 加景点等确认。 7、会议娱乐:娱乐消费形式、消费标准、娱乐地 点的确认。 8、会议服务:会议代表合影留念、为代表提供文 秘服务及相关服务。 (三)会后 1、 结帐: 提供会议过程中的详细费用发生明细及 说明,专人与客户进行核对并结帐。 2、资料:会议后的资料收集,根据客户要求制作 会议通讯录或花名册。 会议接待程序 2 一 会议接待草案制定: 1.与组织者联系,详细了解组织者的需求及会议代表的 基本情况,制定合理、舒适、安全的接待草案。 2.详细介绍酒店及酒店设施介绍: 包括酒店位臵、 菜单、 餐饮、娱乐设施、安全保卫及价格等告知组织者,提供分 析及使用建议,以便组织者选择酒店。 二 活动前期准备清单: 会议确定后逐一落实各项准备工作。 《接待程序表》:制定会议接待程序,落实各项细节。 《酒店方面》:第一时间与酒店负责人联系,着重介绍本 团情况,并逐一落实各项要求。 1.房间数量及类型(标准间、商务房、工作人员用房 间)客人用房 – 各种类型房间数、及方向位臵(分布的 楼层及是否靠近电梯)工作人员 – 用房数量及位臵(后 勤工作人员用房需要同客人在同一楼层,并尽可能靠近团 中 VIP 嘉宾的房间,以便为嘉宾提供快速、周到的服 务) 。 房间布臵 – 客人抵达前必须完成对房间清洁卫生 工作,同时检查房间内设施是否能正常使用。抵达前 1 小 时,按照要求为房间陪送水果 (需每天更换 ),房间号码 提前 2 天得到所有房间号码,并根据提供的分房名单进行 分房。客人抵达宾馆前 2 小时,旅行社工作人员将抵达宾 馆为所有客人办理入住手续,并领取房间钥匙。以便使客 人抵达宾馆后,能快速领取钥匙进入房间。VIP 客人将有 专人引领至房间。 2. 酒店餐厅: 根据提前确认的菜单, 厨房精心制作每 道菜品。开出独立的用餐区,仅供本团使用。所用餐具必 须事前做好消毒工作,并且坚决杜绝使用有裂纹的餐具。 3、酒店布臵:客人抵达前 2 小时,必须在酒店大堂醒 目处悬挂好欢迎横幅。 4、 行程用车:按照商议,保证车辆必须是 8 成以上 的新车。驾驶员必须有极强的责任心,驾驶经验丰富。 5、 导游员若干名,挑选形象气质具佳,经验丰富, 服务态度好,并富有责任心的导游。 6、 工作人员两名,同组织者保持紧密联系,完成组 织者提出的各项要求。 《旅游安排》: 1. 根据时间,编排合理、舒适的游览日程表; 2. 按照预先分发的旅游登记表的统计结果, 安排豪华 空调旅游车,每车的乘坐人数安排在 85%,以保证客人的 舒适; 3. 每台车都将有明显的标志—号码; 4. 每台车安排一名优秀的职业导游,负责途中讲解和 景点介绍; 5. 各车的导游员将负责时时提醒客人保持乘坐同一辆 车,事先讲明游览路线与大致日程安排,注意集合时间及 地点,并在每次更换游览地点前统计人数; 6. VIP 客人可以安排专门的优秀导游人员及车辆; 7. 可 以 按 照 需 要 为 每 位 嘉 宾 制 作 嘉 宾 证 及 旅 游 手 册; 《周前检查》:在团队出发前一周,必须完成所有细 节方面的确认。每项细节都必须向组织者汇报,并得到认 可。同时将对本次旅游线路进行最后的实地检查,落实各 接待方的准备情况 《现场实施及活动总结》: 1. 现场实施过程中,严格按照事先制定的接待计划, 严格实施并执行; 2. 如有任何突发意外事件,总监将立即向组织汇报, 并提出解决方案。事后必须立即将结果向组织者汇报; 3. 活动期间分发我社接待意见表; 4. 活动结束后统计意见结果,向组织者汇报; 5. 根据客人的意见与建议不断改进服务内容与方式。

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